• English
Logo van Veilig Erfgoed
Veilig Erfgoed
 

Calamiteitenplan

Ook genoemd: bedrijfsnoodsplan, crisisplan

In het calamiteitenplan ligt vast hoe de organisatie zich voorbereidt en reageert op incidenten en calamiteiten. Het plan beschrijft de verantwoordelijkheden, afspraken en procedures. Het onderhouden van een calamiteitenplan is een voortdurend proces. Het is belangrijk het plan regelmatig te oefenen, te evalueren en te actualiseren.

Aan de basis van het plan ligt meestal een risicoanalyse. Daarnaast gelden er eisen die in wet- en regelgeving zijn vastgelegd.

Veel erfgoedorganisaties vormen een veiligheids- of preventienetwerk of maken individuele afspraken. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om uitleen van materialen en wederzijdse hulp bij evacuatie en opslag. De afspraken worden vastgelegd in het calamiteitenplan.

Hulpmiddel
Een handig hulpmiddel bij het schrijven van een calamiteitenplan is de Handleiding voor het maken van een calamiteitenplan voor collectiebeherende instellingen, een publicatie van voorheen het Instituut Collectie Nederland, nu de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed. Om instructies en telefoonnummers altijd bij de hand te hebben, kunt u een zogenaamd contactkaart (569kB) maken. Daar staan de contactgegevens en instructies op één A4 bij elkaar en is op te vouwen tot bankpasformaat. 

Ook de calamiteitenwijzer is een beknopt hulpmiddel bij de voorbereiding op calamiteiten. De wijzer dient als geheugensteun en zorgt ervoor dat u de belangrijkse instructies en telefoonnummers bij de hand heeft. De calamiteitenwijzer is als publicatie niet meer te verkrijgen maar met de tekst van de wijzer (51kB) kunt u zelf (geplastificeerde) instructiebladen maken. 

Breng zowel de contactkaart als de wijzer onder de aandacht van alle medewerkers in uw organisatie. 

Inhoud calamiteitenplan

Een calamiteitenplan bevat meestal de volgende onderwerpen:

  • voorwoord en akkoord van de directie
  • budget
  • beschrijving van het veiligheidsbeleid
  • samenstelling en rol van het crisisteam
  • opleidingen op het gebied van veiligheid
  • oefeningen binnen de organisatie
  • interne organisatie van de bedrijfshulpverlening, collectiehulpverlening en informatiehulpverlening
  • afspraken met externe partijen (hulpdiensten, collega-organisaties, gemeente, transportbedrijven)
  • functioneren van de organisatie binnen het gemeentelijke veiligheidsplan
  • actuele lijsten met bereikbaarheidsgegevens van alle betrokken medewerkers en externe partijen
  • plattegronden van gebouwen en voorzieningen/maatregelen die hierin genomen zijn
  • wijze waarop incidenten en calamiteiten (in DICE) worden geregistreerd
  • omgang met de pers bij calamiteiten

Een levend plan
Een calamiteitenplan is eigenlijk nooit klaar. Eenmaal geschreven moet het plan niet in de kast verdwijnen maar levend op de achtergrond aanwezig zijn. Een calamiteitenplan moet door de hele organisatie gedragen worden. Iedere medewerker moet weten wat hem te doen staat wanneer een ongewenste gebeurtenis plaatsvindt. Iedere medewerker heeft daarin zijn eigen specifieke rol met bijbehorende instructies.

Er zijn voldoende manieren te bedenken die het veiligheidsbewustzijn bevorderen en die zorgen dat het plan bij iedereen bekend is: 

  • Maak het plan voor iedere medewerker toegankelijk, bijvoorbeeld via het intranet. Zorg dat geclassificeerde informatie alleen toegankelijk is voor die personen die het betreft. 
  • Besteed in reguliere overleggen periodiek aandacht aan het plan; benoem actualisatiepunten bijvoorbeeld naar aanleiding van een oefening of een voorgekomen incident of calamiteit. 
  • Oefen met enige regelmaat de afspraken uit het plan. Oefen intern, maar maar ook met collega-instellingen en/of hulpdiensten. De oefening kan ook goed zijn voor teambuilding; plan bijvoorbeeld na afloop een lunch of een borrel.
  • Laat een aantal medewerkers een training volgen zoals een CHV training.

Zie ook

Literatuur

  • Building an emergency plan: a guide for museums and other cultural institutions. Compiled by Valerie Dorge and Sharon L. Jones. The Getty Conservation Institute. 1999.
  • Guidelines for small museums for writing a disaster preparedness plan. A Heritage Collections Council project undertaken by SÖDERLUND CONSULTING PTY LTD. MAY 2000
  • Field Guide to Emergency Response. Heritage Preservation